Jak prowadzić księgowość firmy jednoosobowej?

Jak prowadzić księgowość firmy jednoosobowej?

W dużych podmiotach gospodarczych, zatrudniających wielu pracowników, obsługa księgowości powierzana jest profesjonalistom, którym zleca się usługi księgowe, a wiele firm posiada działy tym się zajmujące. Rzecz jasna powiększa to znacznie koszty prowadzenia działalności, co dla mniejszych uczestników obrotu gospodarczego może stanowić niebagatelny problem. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorców prowadzących działalność jednoosobowo. Naturalnym dla nich rozwiązaniem jest poprowadzenie księgowości samodzielnie. Tym bardziej, że mniejsze firmy, których dochód nie przekracza 1,2 mln euro mogą stosować uproszczone procedury. Jak zatem prowadzić księgowość firmy jednoosobowej?


Powinności księgowe dla firm jednoosobowych.

Kwestia prowadzenia księgowości pojawia się już na etapie zakładania działalności gospodarczej. Przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia wniosku CEIDG, w którym wskazuje podmiot do obsługi księgowości (biuro rachunkowe, zatrudniony w firmie księgowy, samodzielne prowadzenie księgowości) oraz adres, gdzie przechowywana będzie dokumentacja rachunkowa. Jeżeli zakładający działalność decyduje się na samodzielne prowadzenie spraw księgowych, odpowiednie rubryki we wniosku CEIDG pozostawia puste, ewentualnie podaje dane swojej firmy. Przedsiębiorca powinien też ustalić ponad wszelką wątpliwość, czy rodzaj prowadzonej przez niego działalności gospodarczej podlega zwolnieniu z rejestracji do podatku VAT. Jeżeli nie, istnieje bezwzględny obowiązek takiej rejestracji. To nieodzowne czynności formalne. Dalsze obowiązki spoczywające na jednoosobowych firmach uzależnione są od sposobu formy opodatkowania. W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego przedsiębiorca zobowiązany jest do księgowania przychodów. To rozwiązanie dotyczy przede wszystkim osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą niewielkich rozmiarów, gdzie niewielkie są również koszty uzyskania przychodu. Taka forma rozliczenia jest dozwolona również dla firm, których przychód w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył kwoty 250.000 euro. W innych przypadkach przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia podatkowej książki przychodów i rozchodów KPiR, która jest miejscem ewidencjonowania poszczególnych pozycji, a więc przychodów uzyskanych ze sprzedaży oraz innych, nie związanych z prowadzoną działalnością, zakupów towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, pozostałych kosztów związanych z prowadzeniem działalności. Na podstawie zapisów książki zwykle ustalana jest zaliczka na podatek dochodowy. Wydruk zapisów za dany miesiąc powinien być dokonany przez przedsiębiorcę pod koniec okresu. Ponadto prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie rozliczający się przedsiębiorca zobowiązany jest do comiesięcznych czynności:

  • odprowadzanie zaliczki na podatek dochodowy (nie później, niż do 20-go dnia następnego miesiąca)
  • opłacanie składki ZUS (nie później, niż do 10-go dnia następnego miesiąca)
  • w przypadku podatników VAT – składanie deklaracji podatku VAT-7 i odprowadzanie podatku VAT do właściwego urzędu skarbowego (nie później, niż do 25-go dnia następnego miesiąca)
  • drukowanie i przechowywanie księgi przychodów i rozchodów,

a ponadto:

  • ewidencjonowanie wyposażenia – składniki wyposażenia o wartości przekraczającej 1,5 tys. złotych
  • ewidencjonowanie środków trwałych, a także wartości niematerialnych oraz prawnych – zakupy powyżej kwoty 3,5 tys. złotych
  • ewidencjonowanie przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka) – w przypadku, gdy do działalności firmy wykorzystywany jest samochód prywatny.


Program księgowy – kompleksowe narzędzie dla samodzielnego przedsiębiorcy.

Nie ulega wątpliwości, że programy księgowe to znakomite narzędzia ułatwiające funkcjonowanie jednoosobowych firm, które podejmują się samodzielnego rozliczania swoich aktywów, pasywów oraz kwestii fiskalnych. Można powiedzieć, że dobry program księgowy to swoiste biuro rachunkowe. Przedsiębiorcy mogą w tym względzie liczyć na szeroką ofertę dedykowanych im aplikacji stacjonarnych, bądź tez rozwiązań online, jak np. konto bankowe z modułem księgowym. Oczywiście każdy program księgowy przed rozpoczęciem pracy musi zostać właściwie skonfigurowany. Pozwoli to na zautomatyzowanie wszystkich czynności księgowych, które zostały wskazane powyżej, a co za tym idzie zwiększenie efektywności całego procesu i minimalizację ryzyka wystąpienia błędów czy pomyłek. Konfiguracja programu księgowego przebiega w oparciu o wprowadzone do niego dane na temat firmy i prowadzonej działalności, a w większości przypadków chodzi o informacje takie jak:

  • nazwa firmy (ew. nazwisko przedsiębiorcy), dane teleadresowe, REGON, NIP
  • forma opodatkowania i okres rozliczeniowy (miesiąc, kwartał)
  • ostatnie zapisy z książki przychodów i rozchodów
  • ostatnia deklaracja podatku VAT-7
  • rodzaj składki ZUS – (np. pełna lub preferencyjna składka, z ubezpieczeniem chorobowym lub bez)
  • środki trwałe, posiadane pojazdy itp.

Program księgowy jest m.in. narzędziem umożliwiającym elektroniczne fakturowanie, co korzystnie wpływa na poprawność wystawiania faktur, oznacza oszczędność czasu, ułatwia dostęp do dokumentacji księgowej oraz wpływa na obniżenie kosztów własnych firmy.

Zobacz również:

Jak widać lista obowiązków związanych z księgowością jednoosobowej firmy jest dosyć długa, wymaga żelaznej dyscypliny i konsekwencji, co może trochę zniechęcać przedsiębiorców. Warto jednak podjąć to wyzwanie, a pomocą okażą się odpowiednie programy księgowe, a także internetowe kursy księgowości (księgowość szkolenia online).

Dodaj komentarz